Ta polityka wyjaśnia, jakie dane przetwarzamy w sklepie sklep.gesoft.pl, dlaczego są potrzebne i jakie masz prawa. Dotyczy klientów, użytkowników kont i osób kontaktujących się ze sklepem.
Wersja: 22 października 2026 r. We wszystkich sprawach prywatności napisz na sklep@gesoft.pl.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Paweł Matusiak, prowadzący działalność pod firmą GESOFT Paweł Matusiak, NIP 9372553467, ul. Wielkopolska 38/2, 43-300 Bielsko-Biała, Polska.
Kontakt w sprawach danych, zamówień i wszystkich pozostałych spraw sklepu: sklep@gesoft.pl. Żądania dotyczące danych można także przesłać pocztą na wskazany adres. Nie wymagamy, aby korzystać z płatnych usług lub zakładać konto w celu złożenia żądania.
2. Jakie dane zbieramy
- Zamówienie i dostawa: imię i nazwisko, adres dostawy i rozliczeniowy, e-mail, telefon wymagany dla wybranej dostawy, zawartość i wartość zamówienia, wybrana dostawa, metoda i status płatności, identyfikator transakcji oraz historia realizacji.
- Zakupy na firmę: nazwa firmy, adres i NIP, jeżeli podajesz je do rozliczenia. Dane przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną mogą być danymi osobowymi.
- Konto: dane podane przy rejestracji, adresy, historia zamówień, preferencje i zabezpieczone dane uwierzytelniające. Nie potrzebujemy Twojego hasła w korespondencji.
- Kontakt, reklamacje i zwroty: dane kontaktowe, treść wiadomości, przesłane dobrowolnie załączniki i informacje potrzebne do rozpatrzenia sprawy; w uzasadnionych przypadkach numer rachunku do zwrotu, jeśli zwrot nie jest wykonywany pierwotną metodą.
- Newsletter i marketing: adres e-mail oraz informacja o zgodzie i jej wycofaniu, jeżeli samodzielnie wybierzesz taką usługę. Zamówienie lub utworzenie konta nie jest równoznaczne ze zgodą na marketing.
- Dane techniczne: adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony, informacje o błędach, przeglądarce i urządzeniu w zakresie przekazywanym przy połączeniu, identyfikator sesji oraz dane cookies opisane w rozdziale 10.
Dane uzyskujemy zasadniczo od Ciebie. Jeżeli inna osoba zamawia przesyłkę na Twój adres, możemy otrzymać od niej dane odbiorcy. Operator płatności i przewoźnik przekazują nam informacje o płatności, dostarczeniu lub innych zdarzeniach dotyczących realizacji zamówienia. Podanie danych innego odbiorcy powinno nastąpić zgodnie z prawem i po poinformowaniu go o przekazaniu danych.
3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Przyjęcie i realizacja zamówienia, komunikacja transakcyjna, dostawa, obsługa zwrotu ceny | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy; w odpowiednim zakresie także lit. c — obowiązki prawne. |
| Prowadzenie konta i udostępnianie historii zamówień | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o usługę konta. |
| Faktury, dokumentacja podatkowa i księgowa, obowiązki przy reklamacjach i żądaniach dotyczących danych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków wynikających m.in. z prawa podatkowego, przepisów konsumenckich i RODO. |
| Odpowiedź na pytanie niezwiązane jeszcze z umową, obsługa przedstawiciela firmy, ustalenie i obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, kontaktów gospodarczych i ochronie praw; jeżeli pytanie dotyczy zawarcia umowy na Twoje żądanie — lit. b. |
| Bezpieczeństwo sklepu, zapobieganie nadużyciom, diagnozowanie błędów i utrzymanie sesji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania; w zakresie niezbędnym do wykonania zamówionej usługi również lit. b. Zasady dostępu do urządzenia wynikają dodatkowo z Prawa komunikacji elektronicznej. |
| Dobrowolny newsletter i komunikacja marketingowa | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda; dla przesyłania informacji handlowych i marketingu bezpośredniego wymagamy również właściwej uprzedniej zgody zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. |
Nie opieramy obsługi zamówienia ani ustawowych obowiązków na wymuszonej zgodzie marketingowej. Zgoda jest oddzielna, dobrowolna i możliwa do wycofania.
4. Komu możemy przekazywać dane
Udostępniamy tylko dane potrzebne do danego celu następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcom infrastruktury IT, hostingu, poczty, kopii zapasowych i wsparcia technicznego — w zakresie niezbędnym do utrzymania sklepu i komunikacji;
- operatorowi wybranej przez Ciebie metody płatności oraz bankom — w zakresie obsługi i rozliczenia transakcji;
- przewoźnikowi, operatorowi punktu odbioru lub innemu wykonawcy wybranej dostawy — w zakresie doręczenia przesyłki i kontaktu dotyczącego dostawy;
- podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, prawne i obsługę roszczeń — gdy jest to konieczne;
- serwisom i gwarantom — jeżeli jest to niezbędne do wybranego sposobu obsługi reklamacji lub gwarancji i zgodne z prawem;
- organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom — wyłącznie w granicach właściwego obowiązku prawnego.
Wykonawcy działający na nasze zlecenie przetwarzają dane w granicach powierzonych zadań i odpowiednich umów. Banki, operatorzy płatności, przewoźnicy lub organy mogą działać jako odrębni administratorzy i przedstawiać własne informacje o przetwarzaniu. Konkretny operator płatności i dostawy wynika z Twojego wyboru w zamówieniu. Nie sprzedajemy danych klientów.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Podstawowa obsługa zamówień w sklepie nie zakłada przekazywania danych poza EOG w celach reklamowych lub profilowania. Zewnętrzny operator płatności może stosować własne zasady i infrastrukturę opisane w jego polityce, z którą możesz zapoznać się przed skorzystaniem z usługi.
Jeżeli realizacja usług administratora wymaga przekazania danych do państwa poza EOG, transfer musi opierać się na właściwym mechanizmie z rozdziału V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzulach umownych i wymaganych dodatkowych zabezpieczeniach. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii w odpowiednim zakresie udostępniamy po kontakcie na sklep@gesoft.pl. Samo korzystanie ze sklepu nie jest zgodą na nieograniczone przekazywanie danych za granicę.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Obsługa zamówienia: przez czas wykonania umowy i rozliczenia, a później tylko w zakresie potrzebnym do obowiązków prawnych i ochrony roszczeń.
- Dokumentacja podatkowa: przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; ustawowe okoliczności mogą ten okres wydłużyć.
- Konto: przez czas korzystania z konta, do jego usunięcia albo zakończenia świadczenia usługi. Dane z dokumentów zamówień zachowujemy niezależnie, jeśli istnieje podstawa prawna.
- Reklamacje, zwroty i roszczenia: przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia, zasadniczo 3 lub 6 lat zależnie od rodzaju roszczenia i przepisów o biegu terminu; w przypadku sporu — także przez czas jego rozstrzygnięcia i wykonania orzeczenia.
- Zwykłe zapytania: do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy; jeśli korespondencja służy zawarciu umowy lub dochodzeniu roszczeń, stosujemy okres właściwy dla tego celu.
- Newsletter: do wycofania zgody lub zakończenia usługi. Informację potrzebną do wykazania zgodności z prawem i respektowania rezygnacji możemy zachować w ograniczonym zakresie do upływu właściwego terminu roszczeń.
- Logi techniczne: do ich rotacji albo zakończenia analizy awarii lub incydentu; dane potrzebne do zabezpieczenia roszczeń mogą zostać wyodrębnione i przechowane przez okres właściwy dla tych roszczeń.
- Cookies: według czasu działania opisanego w rozdziale 10, do wcześniejszego usunięcia przez użytkownika albo zakończenia sesji. Kopie zapasowe są zastępowane w cyklu backupu i nie służą do bieżącego wykorzystywania usuniętych danych.
Nie przechowujemy danych bezterminowo wyłącznie dlatego, że zostały zebrane. Przy ustaniu celu dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane do zakresu, który nadal musi być przechowywany.
7. Twoje prawa
W zakresie wynikającym z RODO przysługuje Ci prawo:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych;
- usunięcia danych, gdy spełnione są przesłanki ustawowe;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie jest zautomatyzowane i oparte na zgodzie lub umowie;
- wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw możesz wnieść w każdym czasie i bez uzasadnienia;
- wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje i aktualne dane kontaktowe: uodo.gov.pl.
Napisz na sklep@gesoft.pl. Możemy poprosić o proporcjonalne informacje pozwalające potwierdzić tożsamość, jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości. Co do zasady odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; przy złożonych żądaniach okres może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące na warunkach RODO, o czym poinformujemy w pierwszym miesiącu. Usunięcie danych nie obejmuje danych, które nadal musimy zachować z obowiązku prawnego lub dla obrony roszczeń.
8. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są niezbędne do konkretnej usługi, np. dostarczenia zamówienia lub odpowiedzi na wiadomość. Brak takich danych może uniemożliwić realizację usługi. Dane na fakturze mogą być wymagane przepisami podatkowymi. Pozostałe informacje i zgody marketingowe są opcjonalne; ich niepodanie nie blokuje zakupów.
Prosimy nie przesyłać w formularzach ani załącznikach niepotrzebnych danych wrażliwych, haseł, pełnych danych kart płatniczych lub kopii dokumentów tożsamości. Dane karty, jeżeli wybrana metoda ich wymaga, należy wprowadzać wyłącznie w bezpiecznym formularzu właściwego operatora.
9. Automatyzacja i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Techniczne sortowanie wyników wyszukiwania, naliczenie ceny koszyka lub zmiana statusu płatności nie są takimi decyzjami. Nie stosujemy indywidualnych cen ustalanych na podstawie profilowania użytkownika.
11. Bezpieczeństwo i zakres polityki
Połączenie ze sklepem jest szyfrowane HTTPS. Stosujemy ograniczenie dostępu do danych i środki organizacyjne oraz techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzania. Zadbaj również o aktualność urządzenia, silne hasło i zachowanie ostrożności wobec nieoczekiwanych wiadomości. Pracownik sklepu nie powinien prosić o podanie hasła ani pełnego numeru karty w wiadomości e-mail.
Ta polityka dotyczy sklepu sklep.gesoft.pl. Strony, aplikacje producentów i serwisy płatnicze otwierane niezależnie mają własnych administratorów oraz informacje o prywatności.
12. Zmiany polityki
Polityka jest aktualizowana w razie zmiany funkcji sklepu, sposobu przetwarzania lub przepisów. Data wersji jest wskazana na początku dokumentu. Zmiana tekstu nie legalizuje wstecz wcześniejszego przetwarzania ani nie zastępuje nowej zgody, gdy jest ona wymagana. O istotnych zmianach dotyczących użytkowników kont poinformujemy odpowiednim kanałem, np. e-mailem lub komunikatem w sklepie.
Reguły sprzedaży opisuje Regulamin sklepu. Kontakt w każdej sprawie: sklep@gesoft.pl.